Additudes policy för behandling av personuppgifter

1.1 Denna personuppgiftspolicy (denna ”Policy”) beskriver hur Additude AB, organisationsnummer 556806-8489, Stora Varvsgatan 11, 7 tr, 211 74 Malmö, samlar in, använder, delar med sig av, lagrar eller på annat vis behandlar personuppgifter. Dotterbolag är följande bolag (med samma adress som Additude AB): Additude Excellence AB (organisationsnummer 556972-9592), Additude Innovation AB (organisationsnummer 559136-5167), samt Additude Industry AB (organisationsnummer 559152-7972).

1.2 Din integritet är viktig för oss och vi arbetar hårt för att följa tillämplig dataskyddslagstiftning och för att skydda dina rättigheter. Denna Policy beskriver, bl.a., vilka uppgifter vi samlar in om dig, hur dina personuppgifter behandlas och för vilka ändamål vi samlar in och använder personuppgifterna. Denna Policy anger också vilka rättigheter du har och hur du kan kontakta oss angående användningen av dina personuppgifter.

1.3 Personuppgifter är alla uppgifter som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person och som direkt eller indirekt kan identifiera en person som är i livet (”Personuppgifter”).

1.4 Respektive dotterbolag inom Additude-koncernen är personuppgiftsansvarig för behandlingen av Personuppgifter som sker inom ramen för dotterbolagets verksamhet, och ansvarar därmed för att sådan behandling sker i enlighet med tillämplig lagstiftning. För all övrig behandling av Personuppgifter som genomförs inom Additude-koncernen är Additude AB personuppgiftsansvarig. Om du är osäker på vilket bolag som är personuppgiftsansvarig för Personuppgifterna som behandlas om dig är du välkommen att kontakta oss på Additude AB, Stora Varvsgatan 11, 7 tr, 211 74 Malmö, eller via e-post på: personuppgifter@additude.se.

1.5 När hänvisning nedan görs till ”Additude” ska det förstås som en hänvisning till det bolag inom Additude-koncernen som är personuppgiftsansvarig för den aktuella behandlingen.

1.6 Denna Policy har delats upp i olika avsnitt baserat på olika kategorier av registrerade, d.v.s. individerna vars Personuppgifter behandlas av Additude. Därför behöver du endast läsa det avsnitt som är relevant för dig och som hänvisar till den kategori som du tillhör. De avslutande avsnitten, 6 - 8, innehåller generella delar avseende skydd av dina Personuppgifter, dina rättigheter och kontaktuppgifter, och gäller för samtliga kategorier av registrerade. 1.7 Avsnitt 2 avser behandling av Personuppgifter som genomförs inom verksamhetsgrenarna Headhunting och Client Solution (som faller under Additude AB) och är inte relevanta för något av dotterbolagen. De övriga avsnitten gäller för samtliga bolag inom Additude-koncernen.

2.1 Allmänt

Detta avsnitt 2 gäller för dig som är kandidat för en tjänst/tjänster som Additude rekryterar på uppdrag av en kund (antingen en anställning hos vår kund eller en tjänst som inhyrd konsult hos kunden).

2.2 Vilka typer av Personuppgifter behandlar vi?

2.2.1 Vi kommer att behandla personlig information och kontaktinformation om dig, som vi har efterfrågat eller som du har lämnat skriftligen eller muntligen. Det kan även bli aktuellt för oss att samla in personlig information och kontaktinformation om dig från tredje part. Sådana tredje parter är främst våra samarbetspartners men i viss utsträckning använder vi oss även av andra källor som LinkedIn och öppna CV:n som finns tillgängliga på Internet. Den personliga informationen och kontaktinformationen om dig består av namn, adress (inklusive e-postadress), telefonnummer, ort, nuvarande tjänst (om sådan finns), CV (inklusive födelsedatum och foto om CV innehåller detta), intervjuanteckningar (med strikta rutiner kring vad som får dokumenteras), kompetenser (i viss begränsad omfattning) samt vilka uppdrag som du har varit aktuell för.

2.2.2 Om vi, genom uppgifter som vi har erhållit från tredje part, identifierar dig som en lämplig kandidat för en tjänst kommer vi att relativt snabbt kontakta dig för att undersöka ditt intresse för den aktuella tjänsten. Om du meddelar att du inte är intresserad, eller inte svarar oss, kommer vi inte att registrera några Personuppgifter om dig i våra system.

2.3 Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Additude behandlar Personuppgifter om dig för att kunna bedöma och bestämma om du ska presenteras för en kund som en lämplig kandidat för en tjänst hos kunden.

2.4 Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

2.4.1 Insamling av Personuppgifter från tredje part

Behandlingen av Personuppgifter som vi samlar in från tredje part grundar vi på vårt berättigade intresse att tillhandahålla våra rekryteringstjänster. Vi baserar emellertid vår behandling på detta berättigade intresse enbart fram till dess att vi har varit i kontakt med dig. Efter att vi har varit i kontakt med dig kommer vi antingen att radera dina Personuppgifter (om du meddelar att du inte är intresserad av den aktuella tjänsten eller inte svarar oss) eller att grunda en fortsatt behandling av dina Personuppgifter på ett samtycke från din sida.

2.4.2 Behandling av Personuppgifter efter att vi har varit i kontakt med dig eller du på eget initiativ har skickat Personuppgifter till oss I samband med att vi tar kontakt med dig enligt punkt 2.4.1 ovan kommer vi (förutsatt att det finns ett intresse från din sida) att inhämta ett samtycke från dig avseende vår behandling av dina Personuppgifter. Inleds vår kontakt i stället med att du på egen hand skickar in Personuppgifter till oss, antingen för att du är intresserad av en specifik annonserad tjänst eller för att du är intresserad av att finnas med i vårt system för kommande tjänster, kommer vi i samband med att

du skickar in dina Personuppgifter att inhämta ett samtycke från dig. Om du samtycker till det kommer vi att fortsätta behandlingen av dina Personuppgifter även efter det att rekryteringen av en specifik tjänst som du har varit intresserad av har avslutats.

2.5 Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

2.5.1 Dina Personuppgifter kommer att sparas så länge rekryteringsprocessen pågår och under en därpå följande period om maximalt tre (3) år från vår senaste kontakt med dig. Under den nyssnämnda treårsperioden kommer Additude att behålla Personuppgifterna för att försvara sig mot eventuella rättsliga anspråk.

2.5.2 Om vår behandling av dina Personuppgifter grundar sig på ditt samtycke kommer vi att behålla dina Personuppgifter fram till dess att du återkallar ditt samtycke. Vi kommer dock under alla omständigheter att radera dina Personuppgifter om vårt ändamål med behandlingen av uppgifterna upphör.

2.6 Vem lämnar vi ut dina Personuppgifter till?

2.6.1 Endast Additudes anställda och, i tillämpliga fall, externa konsulter som är direkt inblandade i relevant rekryteringsprocess kommer att ges åtkomst till dina Personuppgifter. Vidare kommer dina Personuppgifter att delas med vår aktuella kund. Dessutom kan övriga bolag inom Additude-koncernen samt vissa av Additudes tjänsteleverantörer, inklusive leverantörer av IT-system, ges åtkomst till dina Personuppgifter. Additude kan komma att anlita ett personuppgiftsbiträde för att behandla Personuppgifter för Additudes räkning. Additude är ansvarigt för att säkerställa att personuppgiftsbiträdets behandling är i linje med de legala krav som gäller för behandlingen.

2.6.2 Additude kommer inte att sälja eller låna ut dina Personuppgifter till utomstående aktörer.

2.6.3 Såvida inte annat anges i någon specifik information angående vår behandling av dina Personuppgifter kommer inte Additude att föra över dina Personuppgifter till något land utanför EU/EES.

2.6.4 Personuppgifter kan lämnas ut av Additude om det krävs enligt lag eller myndighetskrav eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna ta tillvara på våra rättsliga intressen eller för att upptäcka eller förebygga bedrägerier eller andra säkerhetsproblem.

3.1 Allmänt

Detta avsnitt 3 gäller för dig som söker en tjänst hos Additude; antingen en utannonserad ledig tjänst eller genom att lämna in en spontanansökan.

3.2 Vilka typer av Personuppgifter behandlar vi?

Vi kommer att behandla personlig information och kontaktinformation om dig, som vi har efterfrågat eller som du har lämnat skriftligen eller muntligen. Det kan även bli aktuellt för oss att samla in personlig information och kontaktinformation om dig från tredje part. Sådana tredje parter skulle kunna vara Linkedin, Skatteverket, Polismyndigheten och Creditsafe. Den personliga informationen och kontaktinformationen består av namn, födelsedatum, adress (inklusive e-

postadress), telefonnummer, nuvarande tjänst (om sådan finns) och CV (inklusive bild om du har tagit med en bild på dig i ditt CV).

3.3 Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Additude behandlar Personuppgifter om dig för att kunna bedöma din jobbansökan och för att bestämma om vi vill erbjuda dig en tjänst hos Additude.

3.4 Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter

3.4.1 Ansökan till en utannonserad ledig tjänst eller om du går vidare till en arbetsintervju

Den rättsliga grunden för att behandla Personuppgifter som vi mottar i anslutning till en rekryteringsprocess avseende en utannonserad ledig tjänst, eller om du efter en spontanansökan går vidare till en arbetsintervju är att behandlingen är nödvändig för att vidta åtgärder innan ett (anställnings-)avtal med dig sluts.

3.4.2 Spontanansökan och Personuppgifter som lagras för framtida rekryteringsprocesser

Den rättsliga grunden för att behandla Personuppgifter som vi mottar genom en spontanansökan i fall då vi inte har några lediga tjänster att erbjuda, eller som vi lagrar efter en avslutad rekryteringsprocess (avseende en position som har tilldelats en annan sökande) är ditt samtycke som du har lämnat till sådan behandling.

3.5 Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

3.5.1 Dina uppgifter kommer att sparas så länge rekryteringsprocessen pågår och under en därpå följande period om maximalt tre (3) år, under vilken Additude kommer att behålla Personuppgifterna för att försvara sig mot eventuella rättsliga anspråk.

3.5.2 Om vår behandling av dina Personuppgifter grundar sig på ditt samtycke kommer vi att behålla dina Personuppgifter fram till dess att du återkallar ditt samtycke. Vi kommer dock under alla omständigheter att radera dina Personuppgifter om vårt ändamål med behandlingen av uppgifterna upphör.

3.6 Vem lämnar vi ut dina Personuppgifter till?

3.6.1 Endast sådana av Additudes anställda och, i tillämpliga fall, externa rekryterare som är direkt inblandade i en relevant rekryteringsprocess kommer att ges åtkomst till dina Personuppgifter. Vidare kan övriga bolag inom Additude-koncernen samt vissa av Additudes tjänsteleverantörer, inklusive leverantörer av IT-system, ges åtkomst till dina Personuppgifter. Additude kan komma att anlita ett personuppgiftsbiträde för att behandla Personuppgifter för Additudes räkning. Additude är ansvarigt för att säkerställa att personuppgiftsbiträdets behandling är i linje med de legala krav som gäller för behandlingen.

3.6.2 Additude kommer inte att sälja eller låna ut dina Personuppgifter till utomstående aktörer.

3.6.3 Såvida inte annat anges i någon specifik information angående vår behandling av dina Personuppgifter kommer inte Additude att föra över dina Personuppgifter till något land utanför EU/EES.

3.6.4 Personuppgifter kan lämnas ut av Additude om det krävs enligt lag eller myndighetskrav eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna ta tillvara på våra rättsliga intressen eller för att upptäcka eller förebygga bedrägerier eller andra säkerhetsproblem.

4.1 Allmänt

Detta avsnitt 4 gäller för dig som är anställd av eller på annat sätt representerar ett bolag som Additude har en pågående avtalsrelation med, eller som Additude har etablerat kontakt med för att diskutera möjligheterna till ett sådant avtalsförhållande eller för annat ändamål.

4.2 Vilka typer av Personuppgifter behandlar vi?

Vi samlar in och behandlar följande Personuppgifter om dig: (i) kontaktuppgifter, d.v.s. namn, e-postadress, telefonnummer, (ii) anställningsinformation, d.v.s. arbetsgivare, arbetstitel, adress till arbetsplats, och (iii) andra uppgifter som du avsiktligen delar med dig av, t.ex. information om dig som du frivilligt anger i fria textfält eller delar med dig av i andra sammanhang.

4.3 Varför behandlar vi dina Personuppgifter?

Vi behandlar dina Personuppgifter för följande ändamål:

(i) för att skicka underrättelser eller meddelanden till dig med anknytning till ett avtal mellan ditt bolag och Additude;

(ii) för att i övrigt kunna fullgöra, upprätthålla och utföra våra skyldigheter enligt ett avtal med ditt bolag;

(iii) för att diskutera eventuella framtida avtalsrelationer mellan ditt bolag och Additude; eller

(iv) för att förse dig med information om Additudes produkter eller tjänster, eller för att bjuda in dig till aktiviteter eller tillställningar.

4.4 Rättsliga grunder för vår behandling av dina Personuppgifter Behandlingen som genomförs enligt avsnitt 4.3 baseras på vårt berättigade intresse att (i tillämpliga delar):

(i) upprätthålla, underhålla och administrera en avtalsrelation som vi har med ditt bolag;

(ii) upprätthålla samarbetet/partnerskapet med ditt bolag och diskutera relevanta produkt-, lösnings- eller tjänsteerbjudanden; och

(iii) marknadsföra, främja och informera om vår verksamhet, våra produkter, lösningar, tjänster, tillställningar och liknande.

4.5 Hur länge sparar vi dina Personuppgifter?

4.5.1 Om ditt bolag har en avtalsrelation med oss kommer vi att spara dina Personuppgifter i vår databas fram till dess att avtalsrelationen med ditt bolag upphör samt under en begränsad tid därefter (som i inget fall överstiger tre år). Vi kommer dock att fortsätta behandla dina Personuppgifter (om dessa är

angivna i avtalstexten) som en del av avtalstexten, så länge avtalet sparas för syftet att säkra Additudes rättsliga intressen.

4.5.2 Om vi har diskussioner med ditt bolag men sådana diskussioner inte resulterar i att något avtal ingås kommer vi att radera dina Personuppgifter från våra databaser när de inte längre behövs för de nämnda diskussionerna.

4.5.3 Om vi varken har en avtalsrelation med ditt bolag eller för några diskussioner med ditt bolag om en sådan, men vi är intresserade av att förse ditt bolag med marknadsföringsmaterial och annan information om vår verksamhet, våra produkter, lösningar, tillställningar etc., kommer vi att behandla dina Personuppgifter under en period om tre (3) år varefter vi kommer att radera Personuppgifterna (såvida inga diskussioner angående ett framtida samarbete har inletts). Vidare kommer vi att radera dina Personuppgifter som vi använder ur direktmarknadsföringssyfte om du invänder mot vår behandling för sådant syfte.

4.6 Vem lämnar vi ut dina Personuppgifter till?

4.6.1 Additude kan komma att dela dina Personuppgifter med våra betrodda underleverantörer i den omfattning det är nödvändigt för att vi ska kunna fullgöra avtalet som vi har ingått med ditt bolag. Dessa kan behöva ges åtkomst till Personuppgifterna för att utföra sitt uppdrag från oss, men de kommer inte att vara berättigade att behandla Personuppgifterna för något annat ändamål. Vidare kan övriga bolag inom Additude-koncernen samt vissa av Additudes tjänsteleverantörer, inklusive leverantörer av IT-system, ges åtkomst till dina Personuppgifter. Additude kan komma att anlita ett personuppgiftsbiträde för att behandla Personuppgifter för Additudes räkning. Additude är ansvarigt för att säkerställa att personuppgiftsbiträdets behandling är i linje med de legala krav som gäller för behandlingen.

4.6.2 Additude kommer inte att sälja eller låna ut dina Personuppgifter till utomstående aktörer.

4.6.3 Såvida inte annat anges i någon specifik information angående vår behandling av dina Personuppgifter kommer inte Additude att föra över dina Personuppgifter till något land utanför EU/EES.

4.6.4 Personuppgifter kan lämnas ut av Additude om det krävs enligt lag eller myndighetskrav eller om det är nödvändigt för att vi ska kunna ta tillvara på våra rättsliga intressen eller för att upptäcka eller förebygga bedrägerier eller andra säkerhetsproblem.

5.1 Allmänt

Detta avsnitt 5 gäller för dig som, antingen som privatperson eller representant för ditt bolag, har skickat e-post till en anställd eller någon annan av Additudes representanter.

5.2 Vilka typer av Personuppgifter behandlar vi?

Vi samlar in Personuppgifter i form av ditt namn, din e-postadress och annan information som du frivilligt delar med dig av i e-postmeddelanden som du skickar till oss.

5.3 Hur behandlar vi Personuppgifter som vi tar emot i ett e-postmeddelande?

Vid mottagande av ett e-postmeddelande kommer vi att göra en bedömning kring om vi har någon anledning och rättslig grund enligt avsnitt 2, 3 eller 4 ovan att lagra eller på annat vis fortsätta att behandla de mottagna Personuppgifterna. Om vi gör bedömningen att sådan anledning och rättslig grund finns kommer vi att fortsätta att behandla de mottagna Personuppgifterna i enlighet med avsnitt 2, 3 eller 4, utifrån vilket som är tillämpligt. I annat fall kommer vi att radera Personuppgifterna som mottogs genom e-postmeddelandet.

6.1 Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina Personuppgifter till oss. Additude har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina Personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering.

6.2 Personuppgifter behandlas i en strikt kontrollerad IT- och kontorsmiljö. Vi skyddar dina Personuppgifter genom att använda lämpliga skyddsåtgärder för att förhindra förluster, otillbörlig användning, spridande, ändring och förstörelse. Dessa åtgärder inkluderar t.ex. kryptering av data, brandväggar, personlig inloggning, loggning av alla förändringar, intrångsdetektering, kameraövervakning, samt elektroniska taggar. Därför kan du lita på att dina Personuppgifter är i trygga händer.

7.1 Tillgång, ändringar och tillägg

Du har alltid rätt att få veta vilka Personuppgifter vi behandlar om dig och få tillgång till en kopia av dessa Personuppgifter. Dessutom kan du alltid be oss att ändra eller uppdatera dina Personuppgifter, om något är fel eller saknas.

7.2 Begränsning, radering och dataportabilitet

Under särskilda omständigheter (vilka framgår av tillämplig dataskyddslagstiftning) har du rätt att be Additude begränsa användningen av dina Personuppgifter eller radera dina Personuppgifter. Du har under vissa förutsättningar, i enlighet med tillämplig dataskyddslagstiftning, även rätt till dataportabilitet. Det innebär en rätt att få ut och överföra dina Personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.

7.3 Återkallande av samtycke

Om Additude behandlar Personuppgifter baserat på ditt samtycke har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke genom ett skriftligt meddelande till Additude.

7.4 Förfrågningar och klagomål

7.4.1 Tveka inte att kontakta oss om du har några frågor om denna Policy, behandlingen av dina Personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter enligt ovan (se kontaktinformation nedan under avsnitt 8).

7.4.2 Om du skulle vara missnöjd med vår behandling av dina Personuppgifter så får du gärna kontakta oss så ska vi göra vårt bästa för att tillmötesgå dina synpunkter. Din integritet är väldigt viktig för oss och vi strävar alltid efter att

behandla dina Personuppgifter på bästa och säkraste möjliga sätt. Om du anser att vi brister i våra ambitioner har du rätt att inge eventuella klagomål angående vår behandling av dina Personuppgifter till Datainspektionen.

Du kan kontakta oss på: Additude AB, Stora Varvsgatan 11, 7 tr, 211 74 Malmö, eller via e-post på: personuppgifter@additude.se.